گزارش دانشگاه 

فهرست :

درباره ی فرهنگسرای امید 

مقدمه :

روابط عمومی کارآمد چه ویژگی هایی دارد؟

وظایف روابط عمومی‌ها بر اساس آیین‌نامه

وظایف روابط عمومی موفق :

جایگاه برنامه‌ریزی در فعالیت‌های مدیریت

مراحل برنامه‌ریزی

چکیده

درباره فرهنگسرای امید :

فرهنگسرای سالمند به عنوان مجتمع فرهنگی در سال 1376 افتتاح شد. ابتدا کتابخانه و سپس واحد نگارخانه و آموزش به آن اضافه شد کار رسمی مجتمع فرهنگی در سال 1377 آغاز و در سال 1380 همزمان با روز جهانی معلولین، به عنوان فرهنگسرای سالمند افتتاح شد.

این مرکز در ساختمانی به مساحت 1500 متر مربع در سه طبقه ساخته شده است. نگارخانه آبی واقع در زیرزمین و کتابخانه و واحد آموزش، عکاسی و ستاد منطقه در طبقه همکف و در طبقه اول نیز کلاسهای آموزشی و دفتر فرهنگسرا واقع شده بودکه پس از بازسازی های به عمل آمده کتابخانه به طبقه زیرزمین ،نگارخانه ،سالن آمفی تئاتروکلاس های آموزشی در طبقه همکف وواحداداری به طبقه دوم منتقل شد. این مرکز در سه گروه کلاسهای آموزشی و برنامه‌های فرهنگی هنری، علمی و کانون‌های فعال در خدمت خانواده‌ها است. این فرهنگسرا ازسال 88 به فرهنگسرای امید تغییر نام داد

مقدمه :

   روابط عمومی ،نقشی بسیار مؤثر دربهبود وضعیت سازمان ها وایجاد تعامل بین مجموعه ای وبرون سازمانی دارد. مسئول روابط عمومی درهردستگاه وسازمان دولتی وخصوصی ،بایستی واجد یک سری خصوصیات و روش های کارآمد دراداره امور وانجام وظائف شغلی باشد تابتواند ،مایه ی پیشرفت کاری درادارات وسازمان ها گردد.روابط عمومی، از زمان های قدیم تا قرن21 ،تغییرات شگرفی  را به خود دیده است .روابط عمومی قرن 21، بسیار پیچیده تر از روابط عمومی های قبل از آن است و تحولات فراگیر دنیای معاصر مسئولیت های بیشتری را متوجه کارگزاران روابط عمومی می کند .اگر بخواهیم روابط عمومی درحد مطلوبی ومتناسب با شرائط قرن21نقش آفرینی کند ،بایستی به گونه ای برنامه ریزی شود که در درجه ی نخست درهرسازمانی، نسبت به تثبیت وتقویت جایگاه روابط عمومی اقدام گردد.درمراتب بعدی ،تدوین ساختار واساسنامه روابط عمومی ، درنظر گرفتن نیروهای کافی برای انجام وظائف مربوطه ومجهز شدن به ابزارهای نوین ارتباطی مورد توجه قرار گیردتا روابط عمومی بتواند از عهده ی مسائل گسترده دنیای معاصر برآید و راهنمای خوبی برای مجموعه کاری  ومخاطبان  گردد .

روابط عمومی کارآمد چه ویژگی هایی دارد؟

مدیر روابط عمومی باید به گونه ای انتخاب شود که دارای ویژگی ها یی باشد تا براساس آن ها بتواند موفقیت لازم رادرپیشبرد اهداف سازمانی محقق نماید واعتماد مخاطبان اداره وسازمان را نیز به خود جلب نماید . دراینجا برخی از ویژگی های  لازم برای انتصاب مسئول روابط عمومی ذکر می شود :

1- مهارت فنی

2- دانش ومهارت تخصصی

3-سوابق تجربی موفق

4- توانمندی های فردی نظیر پژوهش افکار عمومی ،سخن وری ،قدرت بیان ،قلم توانا ،توانمند درتجزیه وتحلیل مسائل ،دارای سعه صدر  که درپرتو آن ها بتواند تعامل مطلوب ومؤثری را درروابط سازمانی برقرار کند

5- اخلاق ومنش متناسب با حرفه روابط عمومی

6- احساس تعهد نسبت به سازمان وجامعه

وظایف روابط عمومی‌ها بر اساس آیین‌نامه نحوه فعالیت، وظایف و اختیارات روابط‌عمومی و اطلاع‌رسانی دستگاههای اجرایی (مصوبه هیئت دولت):

- اجرای سیاست‌های اطلاع رسانی ‌

- همکاری با رسانه‌های جمعی

- پاسخگویی به شبهات و ابهام‌ها

- تهیه و اجرای طرح‌های تبلیغاتی سازمان

- اجرای مناسب مراسم و مناسبت‌ها

- ایجاد حسن رابطه بین کارکنان و مسئولان

- نظارت بر انتشارات و نشریات دستگاه

- مدیریت پایگاههای اطلاع رسانی الکترونیک

- افکار سنجی عمومی دستگاهی

وظایف روابط عمومی موفق :

     گرچه مجموعه وظایف یک روابط عمومی ،به روش های کلیشه ای دنیای ارتباطات وتبلیغات ختم نمی شود ،وهرگز نمی توان آن ها را محدود ومحصور دریک سری رفتار وبرنامه ها کرد ،اما روابط عمومی برای وصول به موفقیت سارمانی ،نباید بدون برنامه حرکت کند ،بلکه باید خیلی هدفمند ،منظم وقاعده مند  باشدتا بتواند در راستای انجام وظایف، موفقیت حاصل نماید .دراینجا به بعضی از وظایف یک روابط عمومی با رویکرد نوین ومتمایل به «قرن 21 »به صورت مختصر پرداخته می شود :

1-ارائه مشاوره های مؤثر به مدیران ارشد سازمان

2-حفاظت از حریم سازمان در مقابل جوسازی ها، خلاف گویی ها، دروغ پردازی ها، تهدیدها و ... این در

حالی محقق می شود که مدیر روابط عمومی خود مبرا از این مسائل باشد.

3-همکاری فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها.

4-برگزاری جلسات داخلی بین کارکنان و مدیران به صورت ماهیانه یا فصلی.

5-ارتباط تنگاتنگ با اینترنت ،خبرگزاری ها ،وب سایت ها و وبلاگ ها

6-توجه به اطلاع رسانی آنلاین وداشتن حداقل یک سایت ویا وبلاگ تخصصی برای  سازمان واداره

7-ایجاد حسن رابطه بین کارکنان، مشاوران و مدیران سازمان.

 8- انعکاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم ممیزی نمودن آن به مسئولان و دریافت بازخورد آن

جهت ارائه به کارکنان.

9-روابط عمومی موفق، نه ،«توجیه گر»است ،نه «تبیین گر» ،بلکه «تحلیل گر» است .

10-صداقت درکار روابط عمومی ،نقش بسیار مهم و سازنده ای دارد وسبب جلب اعتماد می شود.پس

 نباید «صداقت کاری» را حتی برای یک لحظه  از نظر دورنگه داشت.

11-روابط عمومی ، مهندسی ارتباط رضایت مندانه و پایدار است .پس مسئول روابط عمومی باید

 دربرقراری  «ارتباط رضایت مندانه »بین دستگاه متبوع ومخاطبان بکوشد.

12-روابط عمومی آیینه تمام نمای یک مؤسسه می باشد .بنابراین نباید «بزرگ نمایی» ویا «کوچک

 نمایی» پیشه کرد ،بلکه بایستی ،مسائل وتنگناها را «همان گونه که هست» منعکس نمود.

13-چاپ بروشور پیام های آموزشی، پژوهشی و دیگر فرآورده های سازمانی.

14-خروج روابط عمومی از موضع «انفعالی» به موضع «فعال»

15-برای شرکت در مراسم و مناسبت های مختلف دعوت از خبرنگاران  فراموش نشود.

16- موضع گیری شخصی و سیاسی  در تنظیم خبر دخالت داده نشود .

17-اجرای سیستم مکانیزه خبر رسانی ( روابط عمومی الکترونیک )  جدی گرفته شود .

18-باید به تمامی رسانه ها و خبرنگاران آنها احترام گذاشت ، تبعیض بین خبرنگاران باعث دلسردی

خبرنگاران نسبت به روابط عمومی و عدم انعکاس مناسب اخبار خواهد شد .

19-این هنر روابط عمومی است که به اندازه قابلیت و توان رسانه ها از آنها به نفع سازمان بهره ببرد.

20-مسئول روابط عمومی باید با نصب العین قراردادن عبارت مشهور « خیر الکلام ما قل و دل» و تنظیم

 اخبار در حجم کم ، و بیان اصلی ترین و مهمترین عناصر خبری «کوتاه نویسی» را تجربه نماید.

21-خوش برخورد بودن ،لازمه ی کار روابط عمومی است . 

22-سرعت عمل وایفای نقش مؤثر وارزنده درمواقع حساس وبحرانی ،عامل بسیار مهمی درموفقیت

 وکارآمدی یک  روابط عمومی است . 

23-مدیریت تابلوی اعلانات وبه روز کردن مطالب آن

24-برقراری تعامل مطلوب وسازنده بین اداره یاسازمان مربوطه با سازمان ها ،ادارات،نهادها واشخاص

 حقیقی وحقوقی

25-تهیه گزارش فعالیت  واحدها وجمع بندی آن به صورت گزارش ماهانه ،فصلی وسالانه

 26-پاسخگو کردن دستگاه اداری وخصوصی دربرابر مخاطبان وقائل شدن احترام برای ارباب رجوع و

 افکارعمومی

برخی از مهمترین وظایف روابط عمومی در هر سازمان به شرح ذیل است:
1- جمع آوری و تمرکز اطلاعات و اخبار مربوط به فعالیتها، اقدامات، طرحها و برنامه های دستگاه:
الف) شرکت در جلسات مهم دستگاه.
ب) ارتباط مستقیم و مستمر با مسئولین.
ج) شرکت در گردهمائی ها.
د) حضور در سفرهای داخلی و خارجی.
ر) دریافت گزارش فعالیتها، طرحها و برنامه های بحثهای مختلف دستگاه.
ز) جمع آوری هرگونه اخبار و اطلاعات مورد نیاز.
س) ارتباط مستقیم با مردم.
ص) ارتباط مستمر با جراید و رسانه های گروهی.
2- فراهم آوردن حسن ارتباط متقابل مردم و مسئولین دستگاه مربوط از طریق:
الف) برگزاری مصاحبه با رسانه های گروهی.
ب) برگزاری ملاقات عمومی.
ج) برپائی سخنرانیها.
د) سفرها، بازدیدها و ملاقاتها.
3- برقراری ارتباط با سایر سازمانهای دولتی و غیر دولتی در زمان مناسب با کیفیت مناسب.
4- ایجاد حسن رابطه بین کارکنان و مسئولین دستگاه مربوط.
5- تهیه و تدوین اخبار، بیانیه ها، اطلاعیه ها، آگهی ها و پیامهای دستگاه و انتشار آنها
6- پیگیری انجام به موقع وعده های مسئولین دستگاه مربوط بمنظور انعکاس نتایج بدست آمده در داخل و خارج از سازمان.

7- بررسی مطالب مطروحه در رسانه به منظور اطلاع، انعکاس و پاسخگوئی در صورت لزوم.
8- انعکاس فعالیتها، برنامه ها و طرحهای دستگاه مربوطه به مردم از طریق:
برپائی نمایشگاهها.
انتشار نشریه داخلی در چهارچوب قوانین مصوب.
تهیه عکس، اسلاید و فیلم از فعالیتهای دستگاه متبوع و ایجاد آرشیو سمعی و بصری.
انتشار عملکرد دستگاه ذیربط در چهارچوب قوانین مصوب.
9- نظارت براجرای امور انتشاراتی دستگاه متبوع.
10- انجام امور خطاطی و طراحی در زمینه های تبلیغاتی انتشاراتی.
11- ایجاد اداره، کتابخانه و آرشیو اطلاعاتی، مطبوعاتی.
12- برگزاری مراسم مذهبی و اقامه نماز جماعات و جلسات سخنرانی
13- انجام برنامه های فرهنگی، تبلیغی و هنری.
14- بررسی دیدگاهها و سنجش افکار عمومی در چهارچوب وظائف محوله و ارائه نتایج حاصله به مسئولین دستگاه ذیربط
15- مشارکت و برنامه ریزی جهت برگزاری همایشها، نمایشگاهها و میهمانیهای رسمی.
16- سخنگوئی دستگاه متبوع.

در طرح اولیه شرکت ملی پتروشیمی برای نظام نامه جامع روابط عمومی های زیر مجموعه این شرکت، وظایف روابط عمومی ها به شرح زیر طبقه بندی شده:
سرفصل عمده ترین فعالیتها:
* اجرای مراسم و مناسبتهای فرهنگی/ اجتماعی
* انتشارات.
* تبلیغات.
* امور نمایشگاهی.
* ارتباطات.
* آموزش و ساختار سازمانی
* پژوهش و افکارسنجی.
* مدیریت بحران.
* برون سپاری
* برنامه های ویژه

جزئیات برخی فعالیتهای روابط عمومی

* اجرای مراسم و مناسبتها
اعیاد و مناسبتهای ملی و مذهبی
جشن بازنشستگان
جشن دانش آموزان ممتاز
جشن تکلیف

* آموزش و ساختار سازمانی
آموزشهای تئوریک
سمینار
کارگاه های آموزشی
مشاوره تخصصی
بررسی شرح وظایف
ساختار سازمانی

* انتشارات
کتاب
بروشور
نشریه درون سازمانی
گزارش عملکرد
کتابچه راهنما

* تبلیغات
رسانه ای
تیزر
فیلم مستند
بیلبورد
تراکت
آگهی مطبوعاتی
امور نمایشگاهی (- نمایشگاه داخلی – نمایشگاه خارجی)

* ارتباطات

* ارتباطات مردمی
دریافت شکایات و انتقادات
نظام پیشنهادات
ملاقاتهای مردمی : (- درون سازمانی – برون سازمانی)
تلفن گویا
صندوق صوتی

* ارتباطات رسانه ای
جوابیه
اخبار سازمان
گزارش
مصاحبه
نشست مطبوعاتی

* ارتباطات الکترونیک
پایگاه اطلاع رسانی
بانک اطلاعات
نشریات الکترونیک
نظرسنجی الکترونیک
بریده جراید الکترونیک
اخبار اینترنتی
بروشور اینترنتی

در فستیووال روابط عمومی های وزارت نیز وظایف روابط عمومی طبق فهرست زیر طبقه بندی شده بود که می تواند در طبقه بندی فعایت‌ها مفید واقع شود:
فنون روابط عمومی:
* مدیریت بحران
* پژوهش و افکار سنجی
* ارتباطات الکترونیک
*ارتباطات رسانه ای
تلویزیونی / جوابیه / نشست مطبوعاتی / مصاحبه / گزارش / خبر
* ارتباطات مردمی
سازمان / ملاقات با کارکنان / نظام دریافت پیشنهادات
* تبلیغات و اطلاع رسانی
نمایشگاه / آگهی مطبوعاتی / بیلبورد / فیلم داستانی / فیلم تبلیغاتی (تیزر) / سازمان / کاتالوگ / بروشور
* انتشارات
سازمان / ویژه نامه / پوستر / نشریه درون سازمانی
* برنامه جامع یا سالانه
نوآوری و خلاقیت / جذب امکانات / ارتباط و مشاوره با مدیریت / تقویت منابع انسانی / بودجه و اعتبارات / سازماندهی و تشکیلات